Zusammenarbeit & Dateiaustausch leicht gemacht: Mit Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Zusammenarbeits- wie auch Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Unternehmen unterschiedlicher Größe benutzt – von kleineren über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen – und bringt eine Menge von Funktionen wie Dokumentenablage und -freigabe, Diskussionsforen, Weblogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich die Lösung lohnt, nehmen wir in diesem Blog-Beitrag unter die Lupe.

Die Lösung SharePoint aus dem Hause Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration) wurde 2001 als interne Collaboration-Plattform für Microsoft entwickelt und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Systems verfügbar. SharePoint ist eine Plattform, die Firmen selbst gestalten und warten können. In einer SharePoint-Umgebung werden Beiträge wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen gespeichert sowie gemeinsam verwendet. Die Plattform selbst kann intern oder extern (oder eine Komposition aus beidem) genutzt werden.

SharePoint kann entweder als webbasierte Applikation im Kontext einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) eingesetzt werden oder als On-Premise-Variante auf einem eigenen Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden. Informationen zu den gegenwärtigen Plänen & Kosten sind hier zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de

Einsatzzwecke von Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitsinstrument kann von Firmen aller Formen genutzt werden. Es gestattet es, Inhalte, Dokumente sowie Dateien zu erstellen, zu editieren wie auch abzuspeichern.
Die Software wurde eigentlich entworfen, um Intranets zu erstellen, aber in der Zwischenzeit wird sie auch für Extranets und Intranet-Websites verwendet. Über die Tatsache hinaus können Nutzer mit SharePoint auch an Online-Meetings beteiligt sein und Dokumente gemeinschaftlich editieren, was die Teamarbeit optimiert wie auch erleichtert. Mit der Suchfunktion lassen sich im SharePoint rasch und mühelos wesentliche Infos finden – ganz gleich, ob es sich um eine bestimmte Datei, ein Dokument oder aber einen Webseiten-Link handelt.

SharePoint kann außerdem für eine Menge von anderen Angelegenheiten verwendet werden, wie beispielsweise der Automatisierung von Arbeitsabläufen oder dem Dokumentenmanagement, einer Aufgabenverwaltung und Projektplanung.

Die größte Kraft von SharePoint ist ungeachtet dem in den letzten Jahren stark gestiegenem Funktionsumfang nach wie vor das Einrichten von Intranets und ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was dazu zählt (Benutzerprofile, Kommentare usw.).

Kurzum: SharePoint ist eine starke Plattform, welche Unternehmen dabei supportet, Inhalte und Dokumente effektiv zu bearbeiten wie auch zu teilen.

Die wichtigen Funktionen von SharePoint zusammengefasst:

• Unternehmensprozesse automatisieren
• Daten speichern, teilen sowie gemeinsam bearbeiten
• Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erstellen
• Infos in Art von Blog, Intranet, Wiki & Co. zur Verfügung stellen
• Einbindung in andere Microsoft-Office-Anwendungen

Was sind die Vorteile von Microsoft SharePoint?

Wie wir jetzt wissen, ermöglicht SharePoint es den Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu organisieren und zu teilen. Die Plattform bietet eine relevante Stelle, an der Projektteams Informationen austauschen sowie an Projekten wirken können. Verwendet man SharePoint als Intranet, optimiert dies die Kommunikation und bietet außerdem die Chance, Wissen im Rahmen des Unternehmens schnell, effektiv sowie nachhaltig weiterzugeben.

Hiermit bietet der SharePoint viele Vorteile für Firmen, zum Beispiel:

• Optimierte Zusammenarbeit und Interaktion
• Höhere Effizienz
• Flexible sowie anpassbare Lösung
• Verbesserte Dokumentenverwaltung
• Verbesserte Sicherheit und Kontrolle

SharePoint sicher einsetzen: So geht‘s

Der Schutz Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutsamkeit. Speziell, wenn Sie ein kleineres oder mittleres Unternehmen sind, sind Informationen vermutlich Ihr höchstes Gut. Alle Daten, welche Sie in SharePoint speichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie jene verlieren, haben Sie möglicherweise keine Möglichkeit, sie wiederherzustellen – die Plattform sollte also in jedem Fall geschützt sein! Es darf nicht das Mindeste verschollen gehen und unbefugte Zugriffe müssen vermieden werden.

SharePoint bringt eine Menge von Sicherheitsfunktionen, die hierfür sorgen, dass Ihre Daten gesichert sind – irrelevant, ob Sie jene in der Cloud speichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um mögliche Sicherheitslücken zu unterbinden, empfehlen wir die folgenden Mittel:

1. Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
2. Administrator-Konten besonders schützen
3. Berechtigungen aufmerksam erteilen
4. Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
5. Mitarbeiterschulung im Bereich Datenschutz
6. Leitfaden für die externe Freigabe einrichten
7. Externe SharePoint-Nutzer am besten vermeiden und bei Verwendung überwachen

Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, kontaktieren Sie uns: Wir assistieren Ihnen bei der Umsetzung sowie der SharePoint-Integration in die für Sie relevanten Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie darüber hinaus, welche Form der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder aber doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?