Mails, Termine & mehr: Wofür man Outlook nutzen kann

Wenn es um Mails geht, ist Outlook aus der Pc-Welt nicht wegzudenken. Mit der Software aus dem Hause Microsoft lassen sich E-Mails erhalten, versenden und übersichtlich sortieren, sodass man immerzu den Überblick über seinen elektronischen Posteingang behält. Außerdem lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen planen sowie Kalender von anderen einsehen – mit Outlook ist alles möglich, was notwendig ist, um eigene Termine und elektronische Briefe effektiv zu organisieren und im Blick zu behalten. Die Computersoftware hilft dabei, über die bedeutendsten Nachrichten und Termine up-to-date zu bleiben – und dies sowohl im privaten als auch im Geschäfts-Bereich.

Beginn der modernen Kommunikation – per E-Mail

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, welche jemals am Telefon gesprochen wurden. Was der Inhalt der allerersten Mail war, weiß man leider nicht mehr so genau – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in diesem Moment nicht im Traum daran, dass Jahre nachher Millionen von diesen elektronischen Mails vom einen Ende ans andere Ende der Welt gesendet werden könnten. Dessen Grundidee war: Am Anfang würde der Name desjenigen stehen, für den die Post gemacht ist. Rückseitig soll der Name des Computers sein, der die Mail bekommt. Um die zwei Elemente miteinander zu verbinden und zugleich klar voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, das es auf jeder Tastatur gibt, das trotzdem in keinem Namen vorkommt – weder in Vor- oder Nachnamen, noch in Firmennamen. Also kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Frage.

So wurde 1971 das @-Zeichen vom Wissenschaftler Ray Tomlinson als zentrales Item der E-Mail-Kommunikation geboren, welches aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken ist. Die allererste E-Mail-Adresse der Welt hieß übrigens tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de (https://www.stern.de/digital/online/internetgeschichte-es-war-einmal—-die-erste-e-mail-3325640.html). Der Erfinder hatte damit eine bahnbrechende neue Form der Kommunikation erschaffen. Doch bis die erste E-Mail auch in Deutschland ankam, dauerte dies noch mehr als ein Jahrzehnt: Erst 1984, was aus aktueller Sicht gewiss noch gar nicht so lange her erscheint, wurde die erste E-Mail in Deutschland empfangen. Adressat: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Universität Karlsruhe, der eine Grußbotschaft von seiner amerikanischen Kollegin erhielt.

Einstmals war die E-Mail-Kommunikation noch irgendwas, das bloß von Wissenschaftlern eingesetzt wurde. Rund 20 Jahre später hat selbige Einzug in nahezu jeden Zuhause und jede Firma gehalten. Inzwischen verschickt und empfängt im Prinzip jeder elektronische Post – 2020 lag die Quote der Deutschen, die via Mail über das Internet sprechen bei ungefähr 87 %.

Aber nicht nur nahezu jeder nutzt diese Form der Verständigung, sondern auch die massive Menge an E-Mails, welche verschickt und empfangen werden, ist absolut beachtlich: Prognosen zufolge werden im Laufe des Jahres 2022 insgesamt auf der Welt 333 Milliarden Mails verschickt werden. Oder um es in Ziffern zu veranschaulichen: 333.000.0000.000 – ganz schön viele Nullen. Die E-Mail ist also aus unserem Leben keinesfalls mehr wegzudenken. Umso relevanter, dass die Erstellung und das Empfangen des so zentralen Kommunikationsmittels für uns reibungsfrei funktioniert.

Was kann Outlook eigentlich?

Das Tool Outlook (https://outlook.live.com/owa/) aus dem Hause Microsoft ist eine der bedeutenden Rundumlösungen weltweit, um Mails zu versenden wie auch zu empfangen. Neben den Mailfunktionen eignet sich Outlook aber ebenfalls zum Organisieren von Terminen, Aufgaben, Kontakten und Notizen. Outlook ist Teil des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das Betriebssystem Windows, doch auch für macOS betriebsbereit.Darüber hinaus gibt es Outlook-Apps für Android wie auch iOS sowie einen Browser-Zugang, einen Outlook Web Access (OWA).

Konkret verfügt Outlook über folgende Funktionen:

• Mail: Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails inkl. Datenverschlüsselung.
• Kalender: Verwaltung sowie Planung von Termine, Besprechungen wie auch Events.
• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten sowie anderen Informationen in Sekundenschnelle.
• Personen: Übersicht von Informationen zu Kontakten, wenn man mit der Maus auf einen Namen scrollt.
• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung und Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘ (https://todo.microsoft.com/tasks).

Übrigens: Outlook ist hauptsächlich der Client zum sogenannten Exchange Server – einer von mehreren Firmen eingesetzten Server-Infrastruktur für die wesentliche Ablage und Administration von Mails und Co. Outlook ist aber auch separat vom Einsatz eines Exchange-Servers nutzbar.

Warum sich ein Microsoft 365-Abonnement bezahlt macht: Zusatz-Funktionen in Outlook

Mit dem Microsoft 365-Abonnement nutzen Outlook-Anwender alle Premium-Vorzüge der Software (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/outlook/outlook-personal-email-plans?market=de). Welche weiteren Features das sind? Wir sagen es Ihnen!

Zunächst einmal verwenden Microsoft 365-Nutzer die Oberfläche von Outlook werbefrei – eine wichtige Sache, um im Arbeitsalltag fokussiert bleiben zu können. Ferner profitieren sie von optimierten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Deaktivierung unsicherer Links. Bedeutet: Outlook sieht verdächtige Links in Mails, bei welchen es sich um Phishing sowie Scam handeln könnte und zeigt bei einem Klick auf einen solchen Link Warnung an. Mögliche Viren, welche sich im Anhang einer E-Mail befinden können, werden von Outlook beseitigt, damit sie gar nicht mehr erst im Posteingang landen und Schaden anrichten können. Darüber hinaus profitieren Microsoft 365-Kunden durch erheblich mehr Cloud-Speicher, einem Ransomware-Schutz auf OneDrive sowie einer Nachrichtenverschlüsselung auf sämtliche Daten im Postfach – egal, ob im Eingang bzw. bei den gesendeten Mails.

Besser arbeiten mit Microsoft Outlook: Fünf Profi-Tipps

In inländischen Betrieben ist Outlook als Mail-Client stark verbreitet. Für Viele ist es morgens das erste Computerprogramm, das sie aufmachen und am Abend das letzte, das sie vor Arbeitsende zumachen. Zumal so viele Personen täglich mit diesem Mail- und Kalender-Tool tätig sind, wird es Zeit für ein paar Tipps und Techniken, die das Arbeiten mit Outlook vereinfachen, einem Zeit ersparen oder schlichtweg helfen, den Posteingang leistungsfähiger im Blick zu behalten. Hier sind 5 ausgesprochen tolle Outlook-Ratschläge, welche jeder Nutzer kennen sollte:

1. Kalender teilen: Wer effizient gemeinsam im Team arbeiten will, jener sollte wissen, wann wer disponibel ist, wann Projektteam A wo seine Besprechung hat und an welchem Datum der Klient für die Endkontrolle vorbeikommt. Alles das und noch viel mehr lässt sich in Outlook durch das Sharen von Kalendern bewerkstelligen. Dabei lässt sich in Outlook einstellen, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem teilen will – so kann man frei festlegen, inwieweit man alles teilen will oder zum Beispiel bloß den Titel und Standort eines Termins. Rat: Über verschiedene bunte Markierungen behält man bequem den Gesamtüberblick über unterschiedliche Kalender weiterer Personen sowie auch den eigenen Terminen.
2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeder Microsoft-Software verhelfen Tastaturkürzel zu deutlich mehr Effizienz beim Arbeiten. Anstelle von langem Suchen und Klicken kann man einfach einige Shortcuts benützen und so viel Zeit sparen. Man muss diese bloß kennen… Hier die wichtigsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine E-Mail schnell weitersenden. Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) generieren.
3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Nutzungen ein sehr nützliches Feature verfügbar, um den Eingang auf dem Smartphone automatisch nach wichtigen und nicht wichtigen Mails zu sortieren – so erkennt man unterwegs nur jenes, was man auch wirklich sehen sollte. Hierzu einfach zwei Posteingänge anlegen: „Relevant“ sowie „Sonstige“. Damit Outlook die Mails selbst richtig zuordnen kann, ist es sinnvoll, am Anfang über die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ verwendet, desto rascher lernt Outlook hinzu.
4. Individuelle Regeln erstellen: Wussten Sie, dass man in Outlook sogenannte Regularien erstellen kann? Auf diese Weise lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Beispielsweise könnte man eine Richtlinie erstellen, welche alle eingehenden E-Mails, bei denen im Betreff „Rechnung“ vorkommt, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. Auf diese Weise spart man sich das immer von Hand machen zu müssen.
5. Auszeiten dank „Nicht stören“: In unserem (Arbeits-) Alltag sind wir es gewohnt, dass überall ständig Nachrichten aufpoppen, verschiedene Töne uns Neuigkeiten oder eingehende Anrufe ankündigen und kleine Ziffern für ungelesene Elemente unsere Aufmerksamkeit an sich reißen. Für das Gehirn ist das reiner Stress. Umso relevanter, zwischenzeitlich mal wahrhaftig abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder ausserhalb der Arbeitswoche richtig nutzen zu können, ist es ratsam, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Einstellung schlichtweg mal für Funkstille zu sorgen. So hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende schon mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- wie auch Push-Benachrichtigungen ….

Möchten Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz wissen, dann kontaktieren Sie uns gerne.