Ihre Pflicht: E-Mail-Archivierung nach GoBD

Seit dem 1. Januar 2017 gilt: Firmen und Selbstständige müssen die gesamte E-Mail-Kommunikation elektronisch archivieren. Es gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) uneingeschränkt. Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht sind keine Kavaliersdelikte mehr.

Wichtig zu wissen

Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs-fristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Wer muss archivieren?

Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist: • jeder Unternehmer oder Freiberufler
• jede Betriebsgröße, egal ob Mittelstand oder Konzern

Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe!

Wie wird die Archivierung geprüft?

Meistens müssen Unternehmen aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung durch das Finanzamt bei sich oder bei einem Unternehmen, mit dem Geschäfte gemacht werden, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäften zurückgreifen. Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfung sind deshalb ein besonderer Auslöser zur Prüfung der Archivierung.

Wie muss archiviert werden?

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Wir stehen Ihnen bei der Umsetzung einer gesetzeskonformen Archivierung zur Seite – vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns!